Już postanowiłaś, że zadbasz o lepszą organizację pracy aby mieć więcej wolnego czasu na przyjemności. Masz już doskonały plan i obiecujesz sobie, że będziesz go dokładnie realizować. Mijają dni jednak coś nadal nie wychodzi. Plan się rozmywa coraz bardziej, coś musisz przekładać, w końcu wszystko się sypie. W czym więc problem?
Jednym z najtrudniejszych wyzwań przy planowaniu dnia i pracy jest odizolowanie się od wszystkiego co nas rozprasza i odciąga od wyznaczonych zadań. Dlatego też, musimy dokładnie sobie przeanalizować co to jest, zrobić listę a także opracować sposób w jaki sobie z tym poradzimy. Tym bardziej jest to trudne, ponieważ wiele z tych rozpraszaczy to po prostu nasze nawyki a walka z nimi jest bardzo ciężka. Oto podstawowa lista:
1. Brak planu – pierwszy element, który powoduje, że nic nam nie wychodzi w pracy. Chaos nas dezorganizuje i skutkuje tym, że zamiast od razu brać się za zadania nie wiemy co robić, robimy to w złej kolejności albo długo się zastanawiamy od czego zacząć. Więcej na temat tego jak taki plan sobie przygotować poczytacie TUTAJ
2. Bałagan w miejscu pracy – nie ma nic gorszego niż rozpoczynanie dnia od porządkowania biurka lub w międzyczasie szukania potrzebnych nam przedmiotów i dokumentów. A o tym co się dzieje na pulpitach naszych komputerów nie wspomnę. Prosta zasada – wszystko musi mieć wyznaczone miejsce a my pilnujemy by za każdym razem na nie wracało. Tak, wiem. To kosmicznie trudne.
3. Głód – i tu kłania się durny nawyk jeszcze z czasów szkolnych czy studenckich czyli “Nie zjem śniadania bo wolę pospać/umalować się/nie jestem głodna”. Rzeczywiście możemy wstawać tak wcześnie że jeszcze totalnie zaspani na prawdę nie czujemy głodu. Ale niestety będzie on jedną z pierwszych rzeczy która da o sobie znać gdy dotrzemy na miejsce, zaczniemy pracę i nasz umysł wkręci się na maksymalne obroty. A wiadomo, myślenie spala kalorie i zamiast o obowiązkach zaczniemy zastanawiać się co zjeść. Nie ma już mowy o skupieniu się na pracy. Tym gorzej jeżeli nie mamy przygotowanego drugiego śniadania i przerwę na nie tracimy na wypad na miasto aby coś kupić. A jeszcze gorzej jest gdy pracujemy w domu. Wówczas pielgrzymki do kuchni po kawę, herbatkę, ciasteczko, kanapkę, a może teraz coś na ciepło – nie mają końca.
4. Pogaduszki – codzienna zmora niemal każdego z nas. Wiadomo w końcu jak to wygląda w pracy – poranny zlot przy kawie i milion informacji do przekazania nie koniecznie związanych z naszymi obowiązkami. Bo przecież od wczoraj TAK WIELE wydarzyło się w naszym życiu. Plotki, przepisy, wrażenia po obejrzeniu nowego filmu czy kolejnego odcinka ulubionego serialu. Pół biedy jeżeli towarzystwo po pewnym czasie rozejdzie się do swoich obowiązków. Gorzej jak mamy wspólny pokój i takich gadających współpracowników obok przez cały dzień. Coraz więcej osób, szczególnie w korporacjach gdzie dominują młode zespoły i teoretycznie luźniejszy styl pracy stosuje metodę zakładania słuchawek – niekoniecznie słuchając muzyki. Po prostu starają się odciąć i co najważniejsze dla innych jest to sygnał “Hej! Ja tu pracuję!” A gdy pracujesz w domu? No heloł, wówczas wszyscy uważają że w każdej chwili można do ciebie zadzwonić czy wpaść bez zapowiedzi. O co Ty w ogóle masz pretensje?! Niestety ale trzeba stanowczo zwrócić uwagę, że Tobie to przeszkadza.
5. Zły podział obowiązków – w teorii każdy współpracownik zna własne i wykonuje je jak najlepiej potrafi. Niestety to tylko teoria, a niektóre z naszych zadań mogą być tak ogólnikowo określone że można pod nie podpiąć niemal wszystko. Nigdy nie zapomnę koleżanki z pracy która miała (uwaga to nie żart!) stanowisko “Specjalista do spraw”. Była wszystkim. Innym problemem jest to, że współpracownicy mogą najzwyczajniej nas wykorzystywać jeżeli nie potrafimy im odmówić. Szczególnie gdy to nasze początki w pracy albo jesteśmy najmłodsi w zespole. Są ludzie, którzy mają pewien skaner w oczach i od razu wyłapują tych, których mogliby “wziąć pod swoje skrzydła”. To może być trudne szczególnie na początku gdy nie chcesz od razu wyjść na gbura i osobę nieserdeczną i niepomocną. Niestety zazwyczaj uczymy się na swoich błędach.
6. Internet / social media – przekleństwo, które nie jest problemem chyba tylko górników i marynarzy. Potworny nawyk, który rozprasza nas niemal cały dzień. Większość ludzi nawet nie dostrzega jakim jest problemem i jak wiele czasu marnują przeglądając tak naprawdę nic nie znaczące strony. Gdy dostrzegasz, że to bardzo zaburza twój rytm pracy po pierwsze wyłącz powiadomienia ze wszelkich facebooków i tym podobnych. Jeżeli dręczą cię emaile co jakiś czas dające o sobie znać podczas pracy przy komputerze wyznacz sobie godzinę gdy sprawdzasz pocztę i wyłącz automatyczne pobieranie wiadomości. Niestety ale najbardziej cierpią wszyscy dla których internet i kanały social media są ważnym jak nie podstawowym narzędziem pracy. Jeżeli prowadzisz firmowy fanpage trudno nie pokusić się o zerkanie na prywatny profil. Na to też może być sposób – po prostu wchodzisz na FB tylko przez menedżer stron i wówczas wykonujesz zadania związane tylko z pracą. Jeżeli pomimo to pokusy są zbyt wielkie możesz skorzystać z programów które na określony przez ciebie czas blokują dostęp do wybranych stron.
Co jeszcze warto zrobić by tak łatwo nie poddawać się codziennym rozpraszaczom? Grunt to wysypianie się i dieta która poprawia wydajność naszego umysłu. Niestety ale zmęczenie to przysłowiowy gwóźdź do trumny w naszej walce o prawidłową koncentrację. Można również pomyśleć o ćwiczeniach które ją poprawiają, czy różnego rodzaju umysłowych łamigłówkach które doskonale rozwijają analityczne myślenie czy podzielność uwagi.
Ze wszystkich tym elementów dla mnie osobiście najbardziej doskwierał brak planu. Z tym na szczęście już od dłuższego czasu sobie radzę. Raz lepiej, raz gorzej ale i tak bardzo cieszą mnie pozytywne konsekwencje wdrożenia konkretnego systemu planowania i organizacji. No i oczywiście przekleństwo blogera – social media w których po prostu musisz być obecny i aktywny codziennie. Ja najbardziej odpływam przy Instagramie. Facebooka nie lubię okrutnie i gdyby nie funpage pewnie dawno bym skasowała konto. Niestety muszę z niego korzystać, uaktualniać profil bloga i odpowiadać na prywatne wiadomości a tym samym siłą rzeczy zerkam na swoją tablicę. Ale jak już pisałam wyżej nauczyłam się korzystać coraz częściej tylko z menedżera.
A Wy jak sobie radzicie z tym co przeszkadza w wykonywaniu codziennych obowiązków? Macie już opracowane własne metody czy jesteście na etapie mglistego dostrzegania problemu ? A może w ogóle takie problemy Was nie dotyczą. To znaczy tak Wam się pewnie wydaje. 🙂
Pozostałe posty z cyklu o organizacji i planowaniu:
NOWY CYKL – ORGANIZACJA I PLANOWANIE Z SCSL
