Jaki efekt osiągniemy przykładając się do organizacji i tworząc plan zajęć? Przede wszystkim stawiamy sobie wyraźnie granice: kiedy jest czas na pracę, kiedy na inne obowiązki a kiedy dla Nas na odpoczynek czy pasje. Niestety ale bez tego większość z Nas albo zarywa nadgodziny albo zabiera pracę do domu. A już w najgorszej sytuacji jest niezorganizowany freelancer, który wykonuje swoje zlecenia w domu. Jeżeli więc nie zadbamy o to i nie zmobilizujemy się to w naszym życiu zapanuje totalny chaos.
Nie ma nic gorszego niż brak granicy między pracą a życiem prywatnym – a niestety w domu o taką granicę dosyć trudno. Chociaż początki w takim systemie bardzo nas cieszą. W końcu w domu jest luz, nie musimy zrywać się rano, stroić, stać w korkach czy marznąć na przystankach przeklinając komunikację. Teoretycznie wydaje nam się, że “mogę robić co chcę”. W praktyce niestety wygląda to tak, że zamiast sprawnie i efektywnie wykonywać zadania wciskamy je między pranie, sprzątanie, podlewanie kwiatów, ulubiony serial, spacer bo bułeczki do sklepu. Po paru godzinach beztroski okazuje się, że nadal nic ważnego nie zrobiliśmy, praktycznie straciliśmy dzień a termin goni nas nieubłaganie. Szybko bierzemy się za swoje zadania ale niestety nie jest już to najlepsza pora dla nas. Robi się późno i normalnie powinniśmy być już po pracy i zająć się domem lub po prostu odpoczywać. Zamiast tego zapewniamy sobie ślęczenie nad zadaniami do późnej nocy. O wolnym czasie dla siebie można zapomnieć. Towarzyszy nam uczucie nieustającego niewyrabiania się, wyrzuty i przemęczenie. Terminy zbliżają się nieuchronnie, zaczyna się stres i złość na siebie, że znów źle wszystko rozplanowaliśmy.
Jak więc przygotować sobie taki plan?
1) Potrzebujemy kalendarza (w praktyce okazuje się jeden to za mało) lub samodzielnie przygotowanych prostych arkuszy rocznych, miesięcznych i tygodniowych.
Nowy Rok rozpoczynam od utworzenia schematu i ujęcia w ogólnym zarysie planów i ważnych wydarzeń na każdy miesiąc. Natomiast przed rozpoczęciem kolejnego z nich robię listę bardziej szczegółową, uwzględniając poprawki na wcześniej nieprzewidziane sytuacje. Potem dzielę ją na tygodnie. A gdy mamy już listy tygodniowe przed nami teraz plan dnia – i to ten właśnie najbardziej nas dyscyplinuje i odgrywa najważniejszą rolę w wyrobieniu sobie nowych nawyków.
Najlepszym rozwiązaniem jest to aby codziennie wieczorem przygotowywać listę zadań “na jutro” tak by rano w nowy dzień wystartować z gotowym planem.
2) Zadania dzielimy zaczynając od najważniejszych i pilnych i rozpisujemy w punktach. Podpowiem Wam, że świetnie sprawdza się metoda według której rozpoczynasz pracę od najtrudniejszego z nich. Gdy je ukończysz bezcennym będzie uczucie że najgorsze masz już dziś za sobą.
3) Przygotowując taką listą określamy również ramy czasowe na wykonanie każdego z punktów oznaczając również ogólny termin jego zakończenia jeżeli to praca na dłużej niż jeden dzień.
Pamiętaj o tym aby jedno zadanie wykonywać od początku do końca, nie rozpraszając się w międzyczasie na inne. Wówczas taka lista spełni swoją funkcję. Jeżeli się nie zmobilizujesz, twój dzień skończy się tak, że zaczniesz każde z nich po troszeczkę i w efekcie żadnego nie ukończysz.
4) Musimy wziąć pod uwagę różne nieprzewidziane sytuacje, które w każdej chwili mogą nas zaskoczyć. Dlatego organizując sobie czas robimy pewien zapas. Zawsze lepiej zyskać potem trochę wolnego dla siebie niż nie zdążyć bo coś nam wyskoczyło lub po prostu któreś z zajęć zajęło o wiele więcej niż przewidzieliśmy.
5) Nie planujmy sobie dnia od rana do późnego wieczora. Jeżeli pracujesz w domu, załóż sobie w jakich godzinach tylko i wyłącznie zajmujesz się pracą, w jakich domowymi obowiązkami, dzieckiem, a kiedy odpoczywasz.
Wiesz, że ludzie dzielą się na przysłowiowe “Sowy” i “Skowronki”? Jeżeli nie jesteś w stanie sam określić do której grupy należysz, zrób sobie test. I do tego staraj się dostosować swój plan pracy. Będziesz wówczas wiedzieć o jakich porach dnia jesteś najbardziej wydajny i twój umysł pracuje na najwyższych obrotach. Dla mnie taką granicą jest godzina 13. W okresie wiosenno-letnim wstaję jakieś 20 minut przed godziną 6 rano, tak aby punkt 6 już gotowa, po lekkim śniadaniu i z kawą zasiąść do pracy. Zimą sobie to daruję ponieważ jest wówczas ciemno i przygnębiająco.
Przed chwilą pisałam, że najlepiej plan “Na Jutro” przygotować wieczorem. Ale warto ogarnąć się na kolejny dzień również w innych aspektach. Przygotowujemy ubranie, planujemy śniadanie, pakujemy torebkę, klucze odkładamy na miejsce . Wszystko po to aby rano nie tracić czasu na zastanawianie się nad masą drobiazgów, prasowanie czy szukanie portfela i kluczy. Gdy tak chaotycznie rozpoczniemy dzień tylko niepotrzebnie dostarczamy sobie od rana negatywnych emocji.
A co jeżeli nie muszę nigdzie wychodzić bo pracuję w domu? Uwierzcie, że najlepiej jest gdy dokładnie tak samo do tego podchodzimy. Zamiast zasiadać do pracy w powyciąganym dresie i z gniazdem na głowie warto ubrać się w ulubiony zestaw i zrobić makijaż. Nie musi być perfekcyjny – ale zwykłe pociągnięcie rzęs tuszem i błyszczyk na prawdę już wystarczająco poprawią nam samopoczucie.
Bardzo istotne są warunki pracy – uwielbiam zasiadać rano z kawą do uporządkowanego biurka, z przygotowanym planem i notatnikami. Pamiętajcie – nie ma nic gorszego od rozpoczynania codziennie zajęć od porządkowania miejsca pracy. Ja również staram się odcinać od wszystkiego co może mnie rozpraszać.
Oczywiście początkowo takie planowanie nie odbywa się bez mniejszych lub większych błędów. Najczęstszym z nich jest właśnie złe określenie ram czasowych. Dopiero w praktyce możemy się przekonać ile rzeczywiście potrzebujemy na wykonanie pewnych zadań.
Ale planowanie planowaniem, listy listami, jednak bez samodyscypliny i tak nic z tego nie będzie. Początkowo to ciężka walka z nawykami, lenistwem, zmęczeniem czy zniechęceniem ale naprawdę warto się przełamać. Pamiętajcie o celu jaki chcecie osiągnąć i o tym, że poza pracą też Wam się coś od życia należy a niestety bez dobrej organizacji możemy zapomnieć o odpoczynku, relaksie z rodzinną czy naszym hobby.
